Son sistemas de planeación de recursos, este concepto no aparece sino hasta principios de los años 90. Deberíamos remontarnos a los años 70 ya que es en esta época cuando empezó a utilizarse un tipo de software denominado MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era la planificación de las necesidades básicas de la empresa. Posteriormente, surgió el MRP II (Manufacturing Resource Planing), más completo que el anterior, controlando  los recursos materiales y el proceso de producción.

         Las suite ERP son softwares que proveen aplicaciones de control y contables, administración de producción y materiales, administración de calidad y mantenimiento de fábricas, distribución de ventas, administración de recursos humanos y administración de proyectos, dejando a un lado la heterogeneidad de los sistemas MRP y vinculando todos los sectores de la organización. 

         La característica más significativa es que todas las aplicaciones están integradas, por lo que comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos común. Las empresas se benefician de esta información debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de negocios y los maneja como un todo en forma integrada.

         Al igual que la mayoría de tecnologías de información los ERP proveen herramientas para mejorar el control y la planeación y principalmente la toma de decisiones. 

UTILIDAD ERP

         En el pasado, los sistemas ERP se utilizaron en las empresas industriales más grandes. Sin embargo, el uso de ERP ha cambiado y es muy amplia hoy en día, los sistemas ERP son usados en casi cualquier tipo de organización independiente su tamaño.

         Hoy en día los sistemas de ERP puede cubrir una amplia gama de funciones e integrarlas en una base de datos unificada. Por ejemplo, funciones tales como Recursos Humanos, Supply Chain Management, Gestión de Relación con el Cliente, Finanzas, Industria y funciones de depósito de las funciones de gestión.

 

Beneficios utilización Sistema ERP

 

         Hay muchas ventajas de la aplicación de un sistema ERP, las que se destacan son:

·        Un sistema totalmente integrado

·        La capacidad para racionalizar los diferentes procesos y flujos de trabajo

·        La capacidad de compartir fácilmente los datos a través de diversos departamentos en una organización

·        Mejora de la eficiencia y los niveles de productividad

·        Un mejor seguimiento y previsión

·        Reducción de los costes

·        Mejor servicio al cliente

 

 

Inconvenientes de los sistemas ERP

 

            Muchos obstáculos se logran prevenir, si se realiza una inversión adecuada y si se hace una formación adecuada. A continuación algunos inconvenientes del sistema ERP:

• Personalización en muchas situaciones es limitada.
• La necesidad de procesos de negocio de reingeniería.
• Sistemas ERP puede ser un costo prohibitivo para instalar y ejecutar
• El apoyo técnico puede ser de mala calidad
• ERP puede ser demasiado rígido para determinadas organizaciones que son nuevos o desea mover en una nueva dirección en un futuro próximo.

 INTEGRACIÓN DEL ERP

            La integración es una parte muy importante del ERP. Su principal objetivo es integrar datos y procesos en todas las áreas de una organización y que unificar para facilitar el acceso y flujo de trabajo. ERP logra la integración mediante la creación de una única base de datos que emplea varios módulos de software de distintas áreas de una organización con diversas funciones de la empresa.

            Los principales departamentos para la aplicación de los sistemas ERP son: Contabilidad, Recursos Humanos, Operaciones, Ventas, Dirección, etc.

            Un sistema ERP posee una única base de datos, conteniendo en ella todos los datos de diferentes módulos de software. Estos módulos de software pueden incluir:

·        Fabricación: algunas de las funciones incluyen la ingeniería, la capacidad, la gestión del flujo de trabajo, control de calidad, facturas de materiales, proceso de fabricación, etc.

·        Finanzas: cuentas por pagar, cuentas por cobrar, activos fijos, libro mayor general y de gestión de tesorería, etc.

·        Recursos Humanos: beneficios, capacitación, nómina, tiempo y asistencia, etc.

·        Supply Chain Management: inventario, planificación de la cadena de suministro, el proveedor de programación, tramitación de reclamaciones, entrada de pedidos, compras, etc.

·        Proyectos: costos, la facturación, la actividad de gestión, tiempo y gastos, etc.

·        Customer Relationship Management: ventas y marketing, servicios, comisiones, el contacto con los clientes, centro de llamadas de apoyo, etc.

·        Data Warehouse: Por lo general, este es un módulo que se puede acceder por una las organizaciones clientes, proveedores y empleados.

            Al observar las áreas de aplicación, se puede notar que el proceso de integración de datos e información entre los distintos departamentos de la organización, significa mayor complejidad en la conducción de los procesos de negocios. Eso se traduce en mayor capacidad de procesamiento y por lo tanto, en equipamientos más poderosos y mayor estandarización de procedimientos y acciones.

 

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA ERP

 

Son tres las características que distinguen a un ERP, estas son:

 

1. Integrales

            Controlan los procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente.

            Ejemplo: en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

 

2. Modulares

            Una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.

Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.

 

 

3. Adaptables

            Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.

Ejemplo: para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.

 

            Otra de las características principales y que destaca en los sistemas ERP es la Centralización de la Base de Datos. Antes de tener un sistema ERP, cada departamento en una organización lo más probable es que tenía su propio sistema informático, los datos y la base de datos. Lamentablemente, muchos de estos sistemas no eran capaces de comunicarse el uno con el otro o la necesidad de almacenar o reescribir datos para hacer posible un buen sistema de comunicación.

TIPOS DE ERP

 

 

• Propietario

 

            Los sistemas propietarios son aquellos que requieren del pago de una licencia para poder ser utilizados. Esta licencia se suele pagar por número de puestos operativos y puede llegar a representar un 50% de la implantación total del sistema. De esta forma, el precio total suele encarecerse llegando en algunos casos a cifras que la microempresa difícilmente puede asumir si no tenemos en cuenta las posibilidades de financiación. Existen sistemas ERP propietario que pertenecen a grandes desarrolladoras de software como Sage, SAP o Microsoft y otros creados por pequeñas empresas como Solmicro y Deister. Los primeros suelen disponer de un producto maduro, sólido, y con mayor soporte .Los segundos suelen estar más especializados en un sector concreto. Debemos tener precaución en el segundo caso ya que dependeremos de una empresa que tiene mayores probabilidades de ser absorbida o desaparecer que una gran corporación.

 

• Opensource

            Una buena alternativa a los ERP propietario son los sistemas ERP Opensource o de software libre. Aunque se tiende a pensar: “si es libre es gratis”, esto no es del todo cierto. Las empresas desarrolladoras de este tipo de sistemas suelen tener una comunidad de “partners” que ofrecen servicios de implantación, configuración, parametrización y formación de usuarios en sus aplicaciones ERP. Además, ofrecen para nuevos partners o clientes que desean implantar la solución de forma independiente (en su propia empresa, por ejemplo), unos cursos de entrenamiento o capacitación. Sin estas opciones es muy difícil llevar a cabo la configuración, parametrización e implantación del sistema, ya que podemos estar mucho tiempo averiguando su funcionamiento interno, pues suelen ser muy complicados de modificar/adaptar.

            Además, usando aplicaciones de código abierto, se asegura un buen servicio, ya que si la empresa proveedora del software no da un buen trato al cliente, éste puede elegir que otra empresa le dé el soporte sin cambiar de aplicación. En cambio, con aplicaciones propietarias, dependes del proveedor, que puede subir los precios cuando y cuanto quiera o no hacer las modificaciones que le pidas, porque conoce que cambiar el sistema de información en tu negocio acarrearía unos costes desorbitados.

            Los proyectos Opensource se basan en la entrega y garantía de libertades al usuario final. El Software Libre es el que da:

 

-         Libertad para usar el programa para cualquier actividad.

-         Libertad para el acceso y la modificación del código.

-         Libertad para la libre distribución de la aplicación, modificado o no.

 

 

• Modalidad SaaS

 

            La nueva tendencia en el mercado de sistemas ERP es el software como servicio o SaaS. Se trata de un modelo de entrega de software donde la compañía que implanta proporciona mantenimiento, operación técnica diaria, y la ayuda para el software proporcionado a su cliente. El cliente tiene el sistema hospedado en la compañía de IT.

            El software se puede entregar usando este método a cualquier sector del mercado, desde consumidores caseros hasta corporaciones. La modalidad SaaS es compatible con los tipos Propietario y Opensource, es decir puede existir un ERP SaaS propietario y un SaaS Opensource.

 

 

 Ejemplos de ERP

 

Algunos ejemplos importantes de ERP Propietario son:

 

• SAP Business One
• Microsoft Dynamics NAV
• Sage línea 100
• Solmicro
• CCS Agresso

 

Algunos ejemplos de ERP Opensource son:

 

• Openbravo (que explicaré más adelante)
• Openxpertya
• Tiny ERP
• Abanq

 

Algunos de los ERP SaaS son:

 

• Netsuite
• Salesforce
• Business by design (creado por SAP)
• Intacct
• Workday
• GSInnovate

La mayoría de ellos sólo funcionan en Norteamérica